Administration et Comptabilité
Le personnel administratif et comptable constitue l’épine dorsale de toute entreprise de VR. Ils travaillent en étroite collaboration avec chaque service et offrent un soutien au directeur général qui supervise l’ensemble de l’opération.
- Sélectionner, embaucher et entraîner le personnel cadre qualifié et les rétribuer adéquatement
- Établir et administrer les politiques opérationnelles et les normes pour assurer le positionnement concurrentiel
de tous les produits - Établir et utiliser les contrôles de gestion nécessaires pour assurer l’efficience
- Conseiller tous les chefs de service quant aux relations avec la clientèle et avec le public
- Tient des réunions avec les chefs de service afin de discuter des problèmes, de les aider à améliorer leurs
techniques de gestion et de solutionner les difficultés qui nuisent à leur rendement - Superviser et approuver l’élaboration et la préparation des publicités du commerçant
- Participer aux activités d’affaires et activités de la communauté
- Sélectionner des gammes de produits et maintenir des niveaux de stock adéquats en fonction des directives du
commerçant en matière de prévisions annuelles - Établir un régime de rémunération et des incitatifs pour le personnel des ventes
- Obtenir et utiliser avec efficacité des marges de crédit et des investissements
- Décider de l’utilisation adéquate du terrain, des bâtiments et des projets de rénovation
- Aider à établir l’organigramme du commerçant et à définir les responsabilités inhérentes aux postes de tout le personnel
- Motiver le personnel à fournir un rendement optimal par voie de leadership, rémunération et autres moyens appropriés
- Préparer et contrôler les budgets de tous les services
- Vérifier la performance de chacun des services
- Assumer la responsabilité de la performance globale, de la rentabilité, de la croissance, de la direction et du
succès du commerçant - Observer les faits et gestes de la concurrence. Analyser les tendances du marché et les opérations des services,
avisant la direction du commerçant de tous développements, changements et problèmes. - Maintenir le contact avec l’usine
- Établir et administrer les politiques opérationnelles et les normes pour assurer le positionnement concurrentiel
de tous les produits du commerçant - Veiller au respect de tous les règlements et lois relatifs à l’égalité d’emploi
- Prépare, passe en revue et analyse les états financiers et les présente à la direction en fonction des calendriers
établis - Communique de l’information au directeur général pour l’aider à mieux gérer les opérations commerciales
- Tient un système efficace de gestion de l’encaisse
- Gère les opérations comptables quotidiennes pour s’assurer que toutes les transactions sont bien enregistrées
conformément aux processus et aux politiques comptables de l’entreprise - Gère et protège les actifs de la concession et s’assure que des mécanismes de contrôle interne sont en place
- Prête son assistance aux chefs de service pour la lecture et l’interprétation des rapports financiers et la mise en
oeuvre des plans d’action qu’exige l’amélioration de l’exploitation - Prête son assistance pour l’élaboration des budgets annuels et la gestion des écarts budgétaires tout au long de
l’année - Effectue le rapprochement et l’analyse des comptes de bilan (inventaire, créances, dettes, immobilisations
corporelles, etc.) - Passe en revue les états financiers et les grands livres et s’associe à l’équipe des opérations pour régler les écarts
- S’assure que les documents comptables sont tenus de façon systématique, actuelle et exacte en tout temps
- Prête son assistance pour la budgétisation et les prévisions
- Vérifie l’exactitude des bons de commande et des factures
- Administre la feuille de paie
- S’occupe des comptes créditeurs et des comptes débiteurs
- Surveille l’encaisse
- Prépare les remises à faire au gouvernement (TPS/TVH) et les effectue
- Fait le rapprochement des comptes et les inscrits dans les journaux, les grands livres et autres documents comptables
- Fait les dépôts à la banque et les rapprochements bancaires
- Administre le régime d’avantages collectifs
- Prépare les états financiers et les bilans mensuels, trimestriels et de fin d’année
- Fait le rapprochement de stock avec l’établissement des coûts
- S’occupe des investissements
- Tient les titres et les registres des véhicules automobiles et enregistre tous les privilèges
- Prépare les documents et apporte son soutien aux comptables externes
- Passe en revue et traite les transactions financières se rapportant aux comptes créditeurs et aux comptes créditeurs, de façon opportune et avec exactitude
- Établit et enregistre les factures/les paiements/les reçus au compte créditeur
- Prépare avec exactitude et à temps les dépôts et effectue, au besoin, les remboursements
- Fait le rapprochement, prépare et effectue diverses entrées de factures et d’écritures de journal
- Prépare (mensuellement et annuellement) les rapprochements et les journaux de compte
- Vérifie l’établissement du prix et fait concorder la facture reçue du sous-traitant/fournisseur avec le relevé
d’exécution, le bon d’accompagnement, le bon de commande - Effectue le passage d’impression des chèques en temps utile et selon les besoins
- Aider aux exigences de rapport de fin de mois et d’année
- Superviser le personnel pour s’assurer que les procédures administratives sont suivies et que les échéanciers sont respectés
- Responsable de toutes les initiatives administratives, de tous les programmes et de l’information de nature financière
- Évalue de nouveaux systèmes de soutien administratif, des méthodes et des services de fournisseurs et les met
en oeuvre le cas échéant et fait, au besoin, des recommandations - Veiller au maintien des installations, incluant l’approvisionnement de l’inventaire et l’entretien ménager
- Désigner et superviser les tâches administratives liées à la santé et la sécurité et aux ressources humaines
- Assurer un soutien professionnel à tous les niveaux, incluant l’organisation, l’établissement de priorités, le
classement et la planification - Gérer et assurer le suivi des calendriers
- Gestion, avec la direction, des rendez-vous, des réunions et de l’interface voyages
- Traiter les comptes de dépenses
- Traiter de la documentation et de l’information extrêmement sensible et confidentielle et assurer le plus haut
degré de confidentialité en tout temps
- Responsable du contrôle des stocks
- Tient à jour les bases de donnés des clients et des comptes par l’entrée et la mise à jour de renseignements sur
les clients et les comptes - Préparer les données de base en compilant et en triant l’information et déterminer les priorités d’entrée de
données - Vérifier les données relatives aux clients et aux comptes en révisant, corrigeant, supprimant ou en entrant à nouveau l’information
- Sécuriser l’information en effectuant des copies de secours
- Créer les correspondances, diagrammes, représentations graphiques et tableaux, au besoin.
- Réunir, compiler, colliger, calculer et préparer l’information et les données pour la production de rapports, dossiers et autres projets
- Planifier et organiser des services, incluant l’achat et la réception
- Dirige les visiteurs de l’établissement vers le bon service
- Répondre aux appels de façon professionnelle
- Filtrer et transférer les appels téléphoniques à la bonne personne ou au bon service
- Fournir de l’information aux appelants
- Trier et distribuer le courrier, préparer les colis et le courrier devant être expédiés
- Gérer plusieurs salles de conférence (réservation, équipement, traiteur)
- Assurer un soutien au personnel administratif (entrée de données, classement et autres tâches administratives)
- Recrute des candidats et les sélectionne pour entrevue
- Tient les descriptions d’emploi et les met à jour
- Maintient des relations saines avec les employés
- Fournit une formation aux employés et surveille leur perfectionnement
- Fait des recherches et offre des avantages aux employés
- Donne des conseils et de counseling aux chefs et aux employés
- Donne le budget de la masse salariale et mène des revues de la paie
- Effectue un contrôle des références des nouvelles recrues et de leurs antécédents
- Effectue l’initiation des nouveaux employés
- Élabore et tient à jour le manuel des RH et le programme de sécurité
