Pièces / Entretien
Les postes listés ci-dessous sont pour le personnel de première ligne et le personnel de gestion qui traitent directement avec les clients sur une base quotidienne, en personne, en ligne ou au téléphone. Ils communiquent les besoins du client et ses demandes directement au personnel de l’atelier ainsi qu’aux autres services au sein de la concession.
- Planifier le travail à l’intérieur et à l’extérieur de l’atelier
- Embaucher, superviser et gérer tous les apprentis et les techniciens de service
- Veiller à la disponibilité des pièces, des outils et du temps pour l’accomplissement du travail des techniciens
- Assurer un environnement de travail propre et sécuritaire
- S’assurer que tous les techniciens, sans égard à l’expérience, reçoivent de la formation et du perfectionnement
- Assurer à l’occasion la liaison avec les fabricants lors de questions de garantie
- Fournir des estimations et des prix relatifs aux travaux de réparation
- Suivre le progrès du travail effectué par le technicien
- Responsable du fonctionnement rentable et du rendement maximal du service, tout en contrôlant les coûts, en développant une clientèle fidèle, en maintenant de bonnes relations avec les employés, en fixant et en maintenant les objectifs de vente et de rentabilité et en maintenant des dossiers de service
- Assurer un équilibre entre l’efficacité, les coûts de la main, d’œuvre et les dépenses
- Coordonne les opérations du service technique afin d’optimiser l’utilisation des ressources (personnel et équipement) et éviter les retards opérationnels susceptibles d’affecter les autres services
- Supervise les contremaîtres d’atelier et communique avec eux pour que le déroulement des opérations soit satisfaisant en vue d’assurer l’efficacité et la rentabilité des techniciens ainsi qu’un degré élevé de satisfaction de la clientèle
- S’assure que les unités vendues sont prêtes à temps pour leur livraison
- Vérifie l’exactitude des bons de travail et les distribue en conséquence
- Prête son assistance aux préposés à la clientèle pour ce qui est des appels téléphoniques et des clients qui se présentent au comptoir de service durant l’heure de pointe
- Prête son assistance pour la planification des appels de service
- Fournit une assistance technique
- Clarifie et essaie de rectifier, dans la mesure du raisonnable, l’insatisfaction des clients à laquelle ne peuvent répondre les administrateurs de l’entretien
- S’assure, par une vérification ponctuelle, que les réparations sont effectuées correctement
- Autorise la politique en matière d’entretien et les réparations de bonne volonté selon la politique de l’entreprise
- Rencontrer et traiter avec tous les clients du service
- Remplir les demandes de service
- Déléguer le travail aux techniciens selon les bons de travail
- Fournir une estimation du temps et des pièces requises
- Compléter le bon de travail une fois le travail terminé
- Obtenir le paiement pour le travail effectué
- Communique avec le fabricant au sujet des réclamations au titre de la garantie
- Estime les heures de réparation
- Obtient l’approbation du fabricant pour chaque réclamation
- Facture au fabricant les travaux autorisés au titre de la garantie
- S’informe auprès du service technique au sujet du statut de la réclamation au titre de la garantie
- Passe en revue chaque bon de réparation couverte par la garantie pour s’assurer qu’il est bien rempli, exact et lisible en fonction des politiques et des procédures
- Analyse les problèmes, repère les tendances et élabore des stratégies pour maximiser le processus de réclamation
- Responsable des entrevues, des embauches et de la formation des employés au service des pièces.
- Assurer la planification, l’affectation et la gestion du personnel au service des pièces.
- Évaluer le rendement
- Déposer des plaintes et résoudre des problèmes
- Établir un bilan des ventes journalières
- Effectuer la gestion de l’inventaire des pièces
- S’entretenir avec le gérant de service concernant les pièces requises.
- Approuver les achats de pièces et demeurer à l’affût des plus récentes innovations
- Assurer la liaison entre les services de la concessionnaire et les fournisseurs
- Déterminer les niveaux d’inventaire et dresser une liste des articles à commander
- Responsable de tous les aspects reliés au contrôle des stocks, incluant le réapprovisionnement, le stockage, le dénombrement périodique et l’inventaire matériel
- Demeurer flexible quant à l’horaire de travail (en dehors des heures normales/fin de semaine, au besoin)
- Maintenir une bonne communication avec les gestionnaires du service des ventes et du service à la clientèle
- Responsable de la rentabilité du service des pièces
- Responsable de la commercialisation des pièces et accessoires
- Collabore aux achats de détail, y compris l’expédition et le réceptionnement
- Connaître l’emplacement des pièces et leurs utilisations et techniques d’installation
- Assurer la satisfaction de la clientèle en traitant efficacement et à temps les commandes de pièces selon les
directives énoncées dans les politiques et procédures administratives et en vérifiant la disponibilité des pièces - Analyser les requêtes des clients, fournir de l’information relative aux pièces et aux prix en consultant les
manuels, la documentation de référence et l’ordinateur, et traite les commandes internes et les commandes de clients - Suggérer des pièces de rechange pour remplacer des pièces obsolètes ou améliorées.
- Assurer le suivi des commandes en suspens en vérifiant auprès d’autres sources pour déterminer l’état d’une
commande et fournir des réponses aux clients - Entretenir une bonne relation avec les distributeurs, les commerçants, les centres de service et les consommateurs de façon à leur fournir de l’information concernant la disponibilité des pièces et les dates de livraison en fonction des demandes de repérage ou de factures effectuées à travers le système informatique
- Informe la direction sur les niveaux de stock des pièces et accessoires et, au besoin, reconstitue l’approvisionnement
- Rechercher et localiser la source d’approvisionnement de pièces ne faisant pas partie des stocks et de produits nouveaux
- Veiller au bon approvisionnement de la salle de montre et faire l’appoint tout en maintenant une salle de montre et un entrepôt propres.
- Commander et maintenir le stock de pièces, d’accessoires et de fournitures de l’atelier pour le service des pièces
exclusivement. - Effectuer des tâches administratives comme la facturation interne, le retour des pièces et des accessoires, le classement et le suivi des réclamations au titre de la garantie, l’assistance avec les pièces couvertes par la garantie et les demandes de réparation au titre de la garantie.
- Fournir un appui à l’expédition et au réceptionnement des pièces et des accessoires.
- Travailler en étroite collaboration avec les fabricants en se tenant au courant de l’information sur les produits, de la disponibilité des pièces et de la tarification.
- Passer en revue les bons de travail et vérifier la disponibilité des pièces et leur affectation appropriée.
- Veiller à l’entretien des aires d’entreposage en s’assurant du bon étiquetage des pièces et des accessoires, de leur stockage et de leur concordance au système d’inventaire en ligne.
- Entretenir les camions de distribution motorisée de stocks et collaborer à l’ordonnancement des véhicules d’entretien.
- Maintient un parc d’unités de location
- Encadre les réservations et la facturation de contrats de location actuels et nouveaux
- Initie le client avant la prise en charge de l’unité et fait avec lui une inspection au retour de l’unité
- Travaille en étroite collaboration avec le service technique à l’évaluation des dommages et des réparations à effectuer
- Lance des campagnes de marketing
- Fait la prospection de clientèle et recherche les occasions de s’associer aux bureaux de tourisme
- Coordonne la réservation et la facturation au titre des contrats de location actuels et nouveaux
- Accueille les invités et complète les procédures d’inscription et de prise en charge de l’unité ainsi que de l’inspection au départ et au retour de l’unité
- Fournit un service aux clients : prend des dispositions pour les navettes, donne des conseils de voyage et répond à leurs questions
- Avise le technicien de VR ou le technicien d’examen avant départ si des dommages se sont produits et s’il faut effectuer des réparations ou l’entretien de l’unité
- Commande les fournitures de bureau, fait le réapprovisionnement en brochures et effectue des tâches générales de bureau
- Répond au téléphone et aux demandes d’information en ligne au sujet des locations de VR
- Fait un prix pour la location et un suivi auprès des locataires potentiels
- Effectue, au besoin, d’autres fonctions administratives
